Среда, 17 апреля | 11:14
9°C | Пробки в Москве: 5/10
USD 00.00 
 | 
EUR 00.00 
11:14 Среда, 17 апреля
9°C Пробки в Москве: 5/10
USD 00.00 EUR 00.00
Бизнес в городе
88

Проектный менеджмент: Как научиться управлять своим бизнесом

Проектный менеджмент: Как научиться управлять своим бизнесом

Управление проектами: соискатели сетуют, что сегодня высококвалифицированный специалист в этой области большинству российских организаций не нужен. При том, что только на hh.ru размещено более 17 тысяч вакансий проектного менеджера, большинство компаний оставляют закинутое резюме без просмотра, а другие предлагают оклад ниже рынка. Возможно бизнес, перейдя на рельсы экономии, решил обойтись внутренними резервами? Как понять, нужен ли бизнесмену проектный менеджер, а также о том, какие эффективные инструменты по управлению проектами может применять каждая компания, рассказал Вячеслав Баженов, владелец и генеральный директор компании Бридж Групп.

Управление проектами: в бизнесе как в жизни

На самом деле каждый человек в своей повседневной жизни постоянно управляет проектами. Поход в магазин - это тоже проект: надо составить план покупок, определить лимит суммы, которую можно/нужно потратить, купить продукты строго по списку, не набрав спонтанно бесполезных товаров. К более сложно организованным проектам можно отнести ремонт квартиры: если не рассчитал бюджет (в том числе всевозможные риски, из-за которых он может распухнуть на глазах), не построил правильную коммуникацию с отделочниками, не определил разумные сроки - то такой проект может истощить кошелек и закончиться провалом. 

В бизнесе все намного серьезнее: от плохо спланированного проекта пострадает множество людей в него вовлеченных. Поэтому проектный менеджмент - это целая наука.  И лучше ее изучить. Я учился управлять проектами в Сколково, а потом и еще отдельно в компании, которая учит гибким методикам управления. 

Считаю, что любой высокоорганизованный человек, с четким логическим мышлением способен управлять проектами. Но если совсем новичок, надо начинать с проектов малой сложности.

Управление проектами - это система знаний (практических и теоретических) плюс набор инструментов, которые помогают планировать, организовывать и контролировать процесс. Проектный менеджер управляет ресурсами, бюджетом, рисками, временем, качеством и коммуникациями.   

Компании Бридж Групп 15 лет. В начале нашей деятельности все наши проекты были несложными: в основном мы работали для малого и среднего бизнеса. Сложность проекта мы определяли по его бюджету: если его стоимость была выше 600 000 рублей, то к такому проекту я подключался лично. За все остальные отвечали либо бухгалтеры, либо клиентский менеджер.

По мере роста компании у нас стали появляться клиенты с более высоким чеком. Мне пришлось сместить фокус внимания на проекты стоимостью свыше трех миллионов рублей. И вот тогда в компании и появилась такая сущность как проектный менеджер, в задачу этих специалистов входило курирование проектов от 600 тысяч до трех миллионов. 

Этапы любого проекта (теория):

  1. Старт. На стадии запуска обычно определяются цели и ожидаемые результаты. Если неправильно сформулировать для себя, чего вы ждете в конце, можно долго пытаться собрать пазл, теряя нервы, деньги, людей и прийти к провалу в итоге. Такой проект был и у нас. О нем чуть позже.
  2. Планирование - стратегически важная часть. На этом этапе разрабатывается детальный план: необходимо четко расписать все задачи, виды/очередность работ, определить бюджет и все риски, которые могут угрожать проекту, разработать систему коммуникаций.
  3. Реализация: здесь нужен четкий контроль за выполнением работ и акцент на коммуникациях со всеми причастными. В некоторых сложных проектах, помимо команды, заказчика, инвестора, коммуникации надо выстраивать с государством и обществом.
  4. Мониторинг: при необходимости план нужно корректировать. На этом этапе оценивается насколько эффективно выполняется план и есть ли прогресс у проекта.
  5. Закрытие: после оценки и документирования результатов, происходит их передача заказчику. 
Важно понимать, что любой проект начинается задолго до старта и может не закончиться с его закрытием, так как заказчику может быть нужна поддержка/консультирование.   

Типы проектного менеджмента (теория):

  1. Традиционный: здесь все этапы выполняются последовательно. Отлично работает, когда цель и результат можно четко определить. Пришел клиент, ты с ним сел, определил техническое задание. Каждая сторона однозначно понимает, чего ждет от проекта. Этот тип всегда экономически эффективен для компании, потому что для выполнения поставленных задач можно привлечь специалистов средней квалификации, которые будут выполнять конкретную работу по имеющимся шаблонам и готовым инструкциям.
  2. Гибкий или Agile: строгого планирования и последовательного выполнения здесь быть не может. Проект гибкий, он легко адаптируется под изменения. Как это начинается: обычно приходит заказчик и говорит что-то типа “хочу то, не знаю что”. К примеру, просит разработать какое-то приложение. В процессе разработки техническое задание меняется. Группой разработки постоянно вносятся изменения и правки. Задачи выполняются короткими спринтами. Этот подход требует привлечения высококлассных специалистов, которые, помимо отличных знаний в своей области, должны обладать еще некоторым креативным мышлением и понимать, как решить задачу здесь и сейчас максимально эффективно и не всегда прямым способом (не по ТЗ). Такие люди должны обладать широким кругозором, а они всегда стоят дороже.
  3. Есть еще и гибридный, комбинирующий первый и второй типы. Тут некоторые фазы проекта могут выполняться параллельно, при этом этапы идут последовательно.
Примером эффективного выбора типа проекта служит Ютуб. Изначально видеохостинг задумывался как сайт для знакомств. Если бы создатели придерживались традиционного проект менеджмента, то они просто продолжали бы делать то, что делали. Но благодаря гибкому подходу к своему детищу, они подстраивались под потребности аудитории/пользователей, и сегодня это не просто проект для обмена видео. Это практически интернет-аналог телевидения и вторая по популярности поисковая система в мире. 

Как определить сложность проекта

По сложности проекты делим на четыре вида: простые, сложные, запутанные и хаос

Простой: в таком проекте можно сразу определить бюджет. Это часто повторяющиеся обычные задачи.

Сложные проекты - здесь тоже все более-менее понятно. Мы знаем, как это сделать и сможем выполнить, но это потребует от нас определенных усилий.

Запутанные проекты мы теоретически знаем, как делать, но на практике их либо не делали, либо делали крайне редко. За такой проект обычно беремся, если нас устраивает бюджет.

Хаос - это когда к тебе прилетает задача, а ты даже не знаешь с чего начать. У тебя шок и ужас. Но ты берешься за это, потому что заказчик говорит: “Ребята, возьмите мои деньги, только выручите. Нужно срочно и никого кроме вас нет”.

Наш кейс (тип проекта хаос)

У нас на сопровождении была крупная западная компания. Для управления бизнес-процессами они использовали программное решение немецкой компании SAP. Началась СВО, вендор прекратил продажи и поддержку продуктов SAP. Российскую точку отключили и деятельность компании была полностью парализована. Нужна была удобная альтернативная платформа на полностью российском ПО.

Конечно они обратились к нам. Причем конкретного технического задания мы не получили - заказчик просто не знал, что делать. Не знали и мы, понимали только, что в кратчайшие сроки нам нужно с нуля восстановить бухгалтерскую функцию. 

За неделю мы развернули 1С, внесли туда критически важные данные, которые в первую очередь позволили восстановить платежные функции и взаиморасчет с сотрудниками. А дальше “на коленке” начали собирать эту сложную систему, учитывая, что SAP, которая у них стояла, нарабатывалась годами и поглощала огромные бюджеты. Сейчас, по прошествии года, там все работает как часы и теперь я уверенно могу сказать, что подобную задачу мы успешно выполним. Из домена “хаос” проект перешел для нас в домен “сложный”. 

Совет. Когда приходит суперсложная задача - нужно начинать делать хоть что-то. Декомпозировать ее до простейших подзадач, которые вам под силу. И двигаться маленькими шагами. Ну и конечно срочно искать необходимую информацию, лопатить массив данных, изучать большое количество материала. 

Любой проект типа “хаос” постепенно перейдет для вас в “запутанный”, потому что вы наработаете теоретические навыки. А потом, выполнив пару таких задач и включив эти проекты в свое портфолио, вы уже понимаете, что из запутанного этот проект переходит в разряд “сложные”. А когда вот таких проектов выполняете уже сотню, то проект становится простым. Таким образом у вас происходит рост экспертизы в компании и рост самой компании, потому что это приводит к более высоким чекам. Появляются новые интересные и сложные клиенты, которые двигают компанию вперед.

Эффективные инструменты управления

Диаграмма Ганта. Хорошо работает, когда есть большая сложная задача. Она разбивается на более мелкие подзадачи, потом ещё более мелкие - конкретные задачи с ключевыми метриками и событиями. На каждую из этих задач назначается ответственный. В первую очередь такую диаграмму надо согласовать и синхронизировать с клиентом. У него должна быть возможность отслеживать динамику всего процесса.


Канбан. Если диаграмма Ганта используется на внешних проектах, то на внутренних эффективно показывает себя канбан. Точно так же сложная задача на стратегическом канбане разделяется на маленькие. И каждый отдел видит какую задачу он должен выполнить в рамках стратегических проектов. Каждую неделю мы встречаемся и общаемся. Смотрим, как происходит выполнение стратегических задач в разделе каждого отдела.

Протокол. По факту выполнения каких-то работ проводится совещание. На таких совещаниях обязательно нужно протоколировать все договоренности: кто конкретно и за что отвечает. Кто что будет делать и в какие сроки. Очень часто бывает, что на совещании встретились, поговорили и каждая сторона ушла в полной уверенности, что оговоренные задачи будут делать другая сторона. В итоге все сидят и ждут друг от друга чего-то, а проект не движется. 

Коммуникации. Очень простой, но важный инструмент. Когда начинаете проект, создайте в любом мессенджере группу, в которой будут общаться все заинтересованные и вовлеченные в проект люди: от исполнителей до заказчика. Этот простой прием позволит вовремя скорректировать задачи.

Бюджет. Как говорится, последний, но не по важности. Очень эффективно работает, особенно, когда вознаграждение зависит от сроков выполнения.

Также хорошо в управлении проектов помогают такие программные инструменты как Trello, Bitrix, Jira и так далее.  

Провальные проекты, почему они случаются. Как это было у нас

Из всех причин можно выделить самую ключевую - провал случился, потому что цель была поставлена нечетко.

Наш собственный провальный проект именно поэтому и потерпел неудачу. Затеяли мы его, когда увидели определенный тренд на кадровый электронный документооборот. Решили разработать собственный сервис: набрали команду разработчиков, выделили бюджет. Но контур этого проекта для себя четко не определили: мы до конца не понимали, что нужно разработать. Сами создали себе задачу уровня “хаос”. 

В итоге мы несколько раз меняли команду разработчиков, сильно вышли за рамки бюджета, не говоря о сроках. А хуже всего было то, что пока мы занимались этим проектом и улучшением собственных компетенций, на рынок вышли достойные продукты, намного лучше, чем наш.

Это был прямой убыток. Проект в итоге мы закрыли, потеряв несколько миллионов рублей. В первую очередь конечно я виню в этом себя: некорректно определил цель, неправильно подобрал систему мотивации для команды и проектного менеджера. Ну а во вторую очередь виноват проектный менеджер, чья задача вовремя корректировать или даже остановить проект, если он идет не туда.

Кому проектный менеджер не нужен

Предположу, что есть и такие предприниматели, которые скажут, что проектный менеджер мне не нужен, в компании все прекрасно, мы и так справляемся. Таким бизнесменам хочу дать неожиданный совет: развивайте маркетинг и отдел продаж. Вполне возможно, что сейчас вы находитесь на комфортном для себя уровне, обслуживая хорошо знакомые задачи. Развитие этих двух направлений привлечет к вам более сложные проекты с более высоким чеком, если их будет много, появится некая степень хаоса. И для управления всеми проектами на должном уровне придется учиться и/или нанимать хороших проджект менеджеров.

Как правильно закончить сложный проект

Когда заказчик принял ваш проект (он доволен) это знаковое для команды событие. Важно правильно это событие отметить. Внутри компании надо похвалить сотрудников, которые трудились над проектом, обязательно открыть бутылку игристого. Люди должны не просто получить свои бонусы, они должны знать, что молодцы, что хорошо поработали. Нельзя бежать, как белка в колесе. Нужен хотя бы маленький, но праздник.  

А еще обязательно упаковать такой проект в кейс, рассказать об этом партнерам и потенциальным клиентам, чтобы знали куда идти за помощью в реализации самых сложных проектов.

Автор статьи: Вячеслав Баженов, основатель компании Бридж Групп

О компании Бридж Групп:

  • Многопрофильная аутсорсинговая и консалтинговая компания в области учетных функций 
  • Входим в ТОП 10 среди компаний, оказывающих услуги в категории «бухгалтерский и налоговый учет»
  • Входим в ТОП 15 среди крупнейших компаний и групп в области аутсорсинга учетных функций в РФ
  • Компания сертифицирована по  международному стандарту информационной безопасности ISO 27001.

Редактор: Сафонова Ангелина


Блок для документов, законов и тп

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Tempor velit dignissim maecenas vitae. Quis nulla cursus adipiscing feugiat netus. Id amet nullam malesuada amet nunc nec ipsum. Vulputate venenatis egestas vitae volutpat semper. Consequat tristique interdum sit nisi aliquam senectus ut ut blandit. Nunc amet dui sed lobortis eget quam a. In neque eu in leo tellus eu eget.

Блок для документов, законов и тп

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Tempor velit dignissim maecenas vitae. Quis nulla cursus adipiscing feugiat netus. Id amet nullam malesuada amet nunc nec ipsum. Vulputate venenatis egestas vitae volutpat semper. Consequat tristique interdum sit nisi aliquam senectus ut ut blandit. Nunc amet dui sed lobortis eget quam a. In neque eu in leo tellus eu eget.

Блок для важных чисел, напоминаний, небольшой текст

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient.

Блок для важного, 40% красный фон

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient.

Блок для важного, 40% красный фон

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient.

Блок для важного, 50% красный фон

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient.

Текст с фото

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Tempor velit dignissim maecenas vitae. Quis nulla cursus adipiscing feugiat netus. Id amet nullam malesuada amet nunc nec ipsum. Vulputate venenatis egestas vitae volutpat semper. Consequat tristique interdum sit nisi aliquam senectus ut ut blandit. Nunc amet dui sed lobortis eget quam a. In neque eu in leo tellus eu eget.

Текст с фото

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Tempor velit dignissim maecenas vitae. Quis nulla cursus adipiscing feugiat netus. Id amet nullam malesuada amet nunc nec ipsum. Vulputate venenatis egestas vitae volutpat semper. Consequat tristique interdum sit nisi aliquam senectus ut ut blandit. Nunc amet dui sed lobortis eget quam a. In neque eu in leo tellus eu eget.

Текст с фото (фото справа)

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Tempor velit dignissim maecenas vitae. Quis nulla cursus adipiscing feugiat netus. Id amet nullam malesuada amet nunc nec ipsum. Vulputate venenatis egestas vitae volutpat semper. Consequat tristique interdum sit nisi aliquam senectus ut ut blandit. Nunc amet dui sed lobortis eget quam a. In neque eu in leo tellus eu eget.
At cursus arcu augue interdum tortor. Turpis sit ante diam aliquam vulputate enim. Magna sit scelerisque tempor felis. Suscipit convallis malesuada fames et diam gravida. Integer a pellentesque egestas pretium. Quis ut ut quam fusce massa diam. Metus vel at turpis viverra auctor feugiat suspendisse. Ac massa feugiat ornare aenean. Adipiscing massa quam pulvinar orci malesuada id dolor. Etiam amet odio in elit dictum morbi. Molestie sed lectus nibh faucibus ultricies in posuere. Massa libero pellentesque malesuada imperdiet elementum. Diam ultricies sit ipsum iaculis lectus egestas magna ullamcorper id. Condimentum donec morbi volutpat sed imperdiet pellentesque sollicitudin tellus. Dolor vulputate eleifend ornare cursus.

Текст с фото (фото слева)

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Текст с фото (фото слева)

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Venenatis eget elementum eget faucibus sit vitae ac consequat. Sodales odio adipiscing aenean id id. Pulvinar aliquet lacus sagittis et maecenas non parturient. Eget lectus id quis quis porta. Quam pellentesque etiam porta leo volutpat neque. Dolor turpis elementum venenatis vel pharetra at nascetur ac. Praesent natoque blandit fringilla ut amet mauris. Orci nisl congue enim scelerisque et. Vulputate turpis ultrices nibh convallis a. Nibh auctor mauris bibendum eget. Massa vel ultrices gravida pretium ultrices elementum. Leo mauris risus feugiat fames pellentesque.

Вернуться к списку статей
Дата публикации: 11:55 18.01.2024

Предложить новость

Оставьте заявку и наши эксперты свяжутся с
вами в ближайшее время и
проконсультуруют Вас.
Ваше имя
E-mail
Телефон