Стратегическая сессия: Опыт предпринимателей 

Стратегическая сессия – это форма работы группы, где участниками в ходе спланированного процесса вырабатываются решения, имеющие стратегическое значение для компании. Стратсессии проводят для решения системных и долгосрочных задач, влияющих на деятельность компании, а также наиболее сложных проблемных вопросов. 

Теоретически стратегические сессии должны помогать гибко планировать компании свою деятельность в долгосрочной перспективе по важнейшим для себя направлениям. Звучит очень хорошо, учитывая нестабильный контекст нашего времени. Но как дело обстоит на практике? Мы решили задать этот вопрос экспертам, представителям бизнеса, которые уже использовали данный инструмент в деле и могут однозначно сказать, стоит ли прибегать к нему. 

Финансовый директор компании «Сургаз» Леонид Боруховский очень положительно оценивает стратегические сессии, с его слов, однажды этот инструмент помог ответить им на несколько фундаментальных вопросов об их организации, что очень помогло в дальнейшем развитии: 

“Мы проводили страт.сессию в ноябре 2021 года, после ковида. Т.к. направлений деятельности в компании много (розничная торговля, оптовая, производство, склады), то встал вопрос "А кто мы?". После того, как был сформулирован ответ на этот вопрос, мы ответили еще и на второй вопрос "что мы можем еще?" в продолжении первого вопроса. Мы получили ряд направлений которые можно еще развивать для диверсификации бизнеса. Через 1,5 года мы получили первых клиентов в новом направлении бизнеса, который вышел из действующей бизнес-модели”. 

Константин Митин, управляющий партнер ООО «ИТ-координата» очень подробно рассказал о стратегических сессиях его компании, которые проводятся минимум два раза в год: 
“Наша компания практикует проведение стратегических сессий уже в течение двух лет. Мы собираемся на них от двух до четырех раз в год. На стратсессии мы приглашаем не только ключевых руководителей, но и рядовых сотрудников, которые обладают нестандартным мышлением или имеют альтернативную точку зрения на ситуацию. Здесь речь идет не о критиках, а о работниках, которые видят вопрос под другим углом и могут это аргументированно объяснить, а при необходимости - предложить свое альтернативное решение. Помимо стандартных историй, связанных с анализом, достижениями и постановкой целей по ключевым показателям, в том числе и финансовым, мы на стратегических сессиях обсуждаем те вопросы, идеи и мысли, которые нельзя решить в один присест. К примеру, это может быть внедрение новой системы мотивации - многогранный вопрос, который следует обсудить, обдумать, и затем сообща, вместе со всеми заинтересованными службами, предпринять конкретные тактические шаги”.

Экспертом также были выделены важные моменты в стратсессиях: 

“Для стратегических сессий мы всегда выделяем отдельный нерабочий день. В будние дни слишком много текущих задач, под вечер все устают. Выходной - самое удобное решение. Мы собираемся в офисе, заказываем пиццу, другие вкусняшки, и начинаем стратсессию. По ее итогам должны сразу же предприниматься конкретные шаги, с назначением ответственных и определением сроков. Это очень важно, это - база. Если откладывать и составлять протокол, допустим, лишь через неделю - стратсессия как инструмент работать не будет. Поэтому финальный шаг по стратегической сессии - конкретный перечень действий с ответственными и сроками”.

Большими подробностями о практическом опыте в проведении стратегических сессий поделился Николай Ившин, финансист и основатель агентства финансовых директоров «Финсовет»: 

“Мы неоднократно проводили стратегические сессии внутри компании. Необходимость в применении этого инструмента назревает, когда между отделами чувствуется разлад и непонимание, либо же у сотрудников растет напряжение, т.к. они не видят решения задачи”. 

Эксперт описал все тонкости стратегических сессий их компании:

“Мы проводим стратегическую сессию следующим образом: созываем всех участников, включая руководителей и меня как собственника компании. Мы создаем документ и вписываем туда все, что говорят сотрудники: любые, даже самые сумасбродные с виду высказывания. Затем мы задаем вопрос: “Все ли высказались?” И после того, как высказались действительно все, мы приступаем к поиску конструктивного решения: устанавливаем сроки, форматы, все необходимое; детально прописываем коммуникацию между сотрудниками и то, что каждый из них должен сделать; ищем недостающие инструменты (сметы, коммерческое предложение, таблицы) и указываем, кто в компании должен их обеспечить. Это может быть сотрудник, от которого и исходил запрос, или другой человек. Все это прописывается, становится ясным и решаемым”. 

“Когда в компании есть напряжение, это, по сути - сгусток огромного количества энергии. Стратегические сессии позволяют освободить эту энергию и направить ее на благо компании. С помощью этого инструмента мы внедрили коммерческие предложения, разработали систему найма и настроили коммуникацию между отделом продаж, отделом маркетинга и финансовым отделом”. - также отмечает Николай Ившин. 

Евгений Гиркин, генеральный директор и собственник ООО «Торговый Дом «ЭКО», описал первую стратегическую сессию их компании, проведенную в середине этого года. На нее был приглашен профессиональный фасилитатор, специалист по проведению данных мероприятий:  

“В этом году наша компания провела свою первую стратегическую сессию. Мы собрали команду руководителей всех отделов и совместно обсудили важнейшие задачи. Для проведения стратсессии мы выбрали будний день и сняли конференц-зал в московской гостинице “Аэростар”. Стратегическую сессию проводил фасилитатор с соответствующим опытом (я заблаговременно нашел его по рекомендациям). Мы заранее согласовали с ним все основные моменты, в том числе по таймингу, по домашнему заданию, которое должны были выполнить сотрудники за день до сессии, по основным организационным моментам и по самой стратегической сессии. Наша стратегическая сессия длилась с 10 до 18 часов с небольшими перерывами и обедом, как полноценный рабочий день. Нам нужно было определить главный вектор развития компании и основную цель на год, а также понять, какие действия мы должны предпринять и какие задачи и проекты запустить, чтобы прийти к этой цели. Также нам требовалось обозначить точки роста. Кроме того, было необходимо определить особенности рабочего процесса и те сложности, которые мешают наиболее эффективному достижению цели. Поставив задачи, мы определили, какой из отделов ответственен за выполнение каждой, а затем установили и зафиксировали сроки, в которые это должно быть сделано”.   

Эксперт также отметил ошибки при проведении стратегической сессии, которые компания будет учитывать в следующий раз: 

“Учитывая, что это был наш первый опыт, мы не затронули и не обсудили ряд моментов, которые были важны для сотрудников. Мы учли эти недочеты и уже на следующей стратегической сессии проведем работу над ошибками. Так, формат мероприятия не подразумевал, что у сотрудников будут какие-то свои предложения или свое определенное видение развития компании. Оказалось, что многие их подготовили, но так и не озвучили. В следующий раз мы обязательно начнем обсуждение с предложений сотрудников. Кроме того, мы не сделали предварительного анонса стратсессии, подразумевая, что все сотрудники в этот день будут в Москве. Но некоторые отсутствовали, и им пришлось участвовать в онлайн-формате”. 

Юлия Мазеина, собственник и директор Аудиторской Бухгалтерской Компании «Счетовод» также поделилась опытом проведения стратегических сессий, отметив, что их компания имеет собственного фасилитатора: 

“В период экономической и социальной турбулентности в АБК «Счетовод» от долгосрочных планов я перешла к качественному краткосрочному планированию с использованием инструментов фасилитации. С 2021 года мы стали проводить сессии стратегического планирования, привлекая руководителей к постановке целей и задач, поиску нестандартных решений. Кроме того, в компании появился внутренний фасилитатор, который модерирует все собрания, помогая команде не отвлекаться от цели встречи, вырабатывать и принимать конкретные решения. Теперь все задачи в компании мы ставим исключительно по SMART: планируем сроки проекта, назначаем ответственных и определяем понятный, измеримый результат – наш «маркер успеха». Я отметила для себя, что после внедрения инструментов фасилитации в бизнес-процессы компании выросла не только эффективность подразделений, но и инициативность и лояльность сотрудников. Руководители сами определяют вектор развития подразделений и ставят себе задачи, поэтому более охотно берут ответственность за результат”.

Ольга Звагольская, руководитель инсорсинговых направлений ГК ITGLOBAL.COM рассказала о практике многоуровневых стратегических сессий:  

“В нашей группе компаний разные отделы проводят стратегические сессии на разных уровнях. Такие мероприятия проводятся как планово, например, в начале каждого года на уровне топ-менеджмента, так и внепланово, для решение каких-то текущих задач. Это очень полезный инструмент, который позволяет, во-первых, дать каждому участнику возможность повлиять на развитие компании, а, во-вторых, на некоторое время выбраться из операционных задач и прийти к тому, что называют helicopter view, и посмотреть на все дела с высоты и увидеть новые точки для роста и развития”. 

Можно заметить, что стратегические сессии могут сильно отличаться от компании к компании. Их проводят со специалистами по данным мероприятиям и без, они бывают частыми, многоуровневыми, а бывает компании достаточно всего одной стратсессии чтобы решить многие большие задачи на годы вперед.  

Богатым и разнообразным опытом проведения стратегических сессий делится Анастасия Пинчурова, директор бизнес-юнита Building, EKF: 

“Мы в EKF большое внимание уделяем стратегии, и стратегическая сессия —  это отличный и самый удобный инструмент для того, чтобы эту стратегию сформировать. У нас есть опыт проведения стратегических сессий, как с привлечением консультантов/модераторов, так и самостоятельный, силами своей команды.Темами стратегических сессий, кроме выработки общей стратегии компании, могут быть изменения структуры, определения. Матрицы ответственности и полномочий, и даже а определение системы вознаграждения для ключевых сотрудников. Мы проводим стратегические сессии несколько раз в год. для успешного применения этого инструмента крайне важно следовать определенным правилам и методологиям. Например, мы часто практикуем такой формат, когда сначала идёт сбор проблем и точек роста, а уже потом мы приступаем к обсуждению вариантов решения этих проблем. Думаю, что стратегическая сессия — один из инструментов, который помогает нашей компании. расти быстрее рынка. И добиваться выдающихся результатов”. 

Как мы видим, большое количество компаний разного уровня и из разных сфер использовали стратегические сессии для решения каких-либо задач, и все отметили большую пользу этого инструмента. Стратсессии позволяют вырабатывать долгосрочные планы развития, повышать инициативность и ответственность сотрудников, налаживать вертикальные и горизонтальные каналы связи. Подобные мероприятия можно легко подстраивать под любую компанию и любой коллектив.

Автор: Алексей Шелест